Nota prawna (Impressum) w social mediach, RODO na fanpage'u i DSA w Niemczech, Austrii i Szwajcarii

Kogo dotyczy obowiązek zamieszczenia noty prawnej w social mediach

W Niemczech i Austrii obowiązek zamieszczenia noty prawnej dotyczy każdego profilu używanego do celów biznesowych, niezależnie od tego, czy jest na Instagramie, Facebooku, LinkedInie, TikToku czy YouTubie. WKO Niederösterreich wprost zalicza obecność firm w mediach społecznościowych do usług, dla których trzeba udostępnić notę prawną.

W Niemczech obowiązek ten od 14 maja 2024 r. wynika z § 5 DDG, wcześniej z § 5 TMG. Dotyczy usług cyfrowych świadczonych w sposób zarobkowy, z reguły odpłatnie. W Austrii wynika z § 5 ECG. Do tego dochodzą ujawnienie danych zgodnie z § 25 MedienG, dane wymagane przez § 14 UGB w przypadku przedsiębiorstw wpisanych do rejestru handlowego oraz § 63 GewO w przypadku przedsiębiorców bez wpisu do rejestru handlowego.

W Szwajcarii oznaczenie usługodawcy wynika z prawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Kto w handlu elektronicznym oferuje towary, utwory lub usługi, musi zgodnie z art. 3 ust. 1 lit. s UWG podać jasne i pełne dane o swojej tożsamości i adresie kontaktowym, w tym adres e-mail. W zakresie ochrony danych obowiązuje znowelizowana ustawa o ochronie danych (DSG), która weszła w życie 1 września 2023 r. Bez jednostki organizacyjnej w UE RODO ma zastosowanie do szwajcarskiej firmy tylko wtedy, gdy oferuje ona towary lub usługi osobom w UE albo monitoruje ich zachowanie (art. 3 ust. 2 RODO).

Szersze ujęcie tematu znajdziesz w artykule filarowym Community management & obsługa klienta w social mediach. Powiązane decyzje szczegółowo omawiają artykuły Narzędzia do community managementu: wspólna skrzynka odbiorcza i hosting w UE, Moderacja w social mediach: usuwać, ukrywać czy odpowiadać oraz Wskaźniki obsługi klienta w social mediach: od FRT do CSAT.

Co musi zawierać nota prawna w social mediach

Podajesz tylko to, co dotyczy Twojej firmy. Numer w rejestrze na przykład tylko wtedy, gdy jesteś wpisany do rejestru.

Niemcy według § 5 ust. 1 DDG:

• Imię i nazwisko lub nazwa oraz adres siedziby, w przypadku osób prawnych dodatkowo forma prawna i osoby uprawnione do reprezentacji, a jeśli podawane są informacje o kapitale, także kapitał zakładowy oraz ewentualnie łączna kwota zaległych wkładów pieniężnych
• Dane umożliwiające szybki kontakt elektroniczny i bezpośrednią komunikację, w tym adres e-mail
• rejestr, do którego jesteś wpisany, np. rejestr handlowy, wraz z numerem w rejestrze
• numer identyfikacyjny VAT lub numer identyfikacji gospodarczej, jeśli istnieje
• właściwy organ nadzoru, jeśli Twoja działalność wymaga zezwolenia organu
• w przypadku zawodów regulowanych: izba, ustawowy tytuł zawodowy wraz z państwem, które go nadało, przepisy prawa zawodowego oraz sposób dostępu do nich
• w przypadku AG, KGaA i GmbH w trakcie rozwiązania lub likwidacji informacja o tym
• w przypadku audiowizualnych usług medialnych państwo członkowskie siedziby oraz właściwe organy regulacyjne i nadzorcze

Austria według § 5 ust. 1 ECG:

• Imię i nazwisko lub firma oraz adres geograficzny siedziby
• Dane kontaktowe umożliwiające szybkie i bezpośrednie połączenie, w tym adres e-mail
• Numer w rejestrze handlowym i sąd rejestrowy, jeśli istnieją
• właściwy organ nadzoru w przypadku działalności podlegającej nadzorowi organu
• w przypadku działalności regulowanej przepisami dotyczącymi działalności gospodarczej lub wykonywania zawodu: izba lub stowarzyszenie zawodowe, tytuł zawodowy wraz z państwem członkowskim, które go nadało, oraz odesłanie do mających zastosowanie przepisów i sposobu dostępu do nich
• Numer identyfikacyjny VAT, jeśli istnieje

W Austrii dochodzi do tego ujawnienie danych zgodnie z § 25 MedienG: właściciel medium z imieniem i nazwiskiem lub firmą, przedmiotem działalności oraz miejscem zamieszkania lub siedzibą. W przypadku mediów bez treści wpływających na kształtowanie opinii, które służą przede wszystkim prezentacji własnej firmy, te dane wystarczą. W przeciwnym razie dochodzą organy uprawnione do reprezentacji, struktura udziałów i podstawowy kierunek medium. Przedsiębiorstwa wpisane do rejestru handlowego podają ponadto zgodnie z § 14 UGB formę prawną i siedzibę. Według przewodnika WKO dotyczącego noty prawnej na stronie internetowej możesz podać dane wymagane przez MedienG razem z pozostałymi danymi noty prawnej.

Szwajcaria według art. 3 ust. 1 lit. s UWG: jasne i pełne dane o tożsamości i adresie kontaktowym, w tym adres e-mail.

Jak umieścić notę prawną na Instagramie, Facebooku i innych platformach

Zgodnie z § 5 DDG dane muszą być łatwo dostrzegalne, bezpośrednio osiągalne i stale dostępne, a zgodnie z § 5 ECG stale, łatwo i bezpośrednio dostępne. Według WKO Niederösterreich w pytaniu prawnym z zakresu e-commerce #20 nota prawna jest bezpośrednio dostępna, jeśli można do niej dotrzeć w maksymalnie dwóch kliknięciach. Link do noty prawnej na Twojej stronie internetowej jest więc dopuszczalny.

• Facebook: strony firmowe mają osobną sekcję na notę prawną. Wpisz dane bezpośrednio tam.
• Instagram i TikTok: brakuje osobnego pola na notę prawną. Umieść w bio link opisany jako „Nota prawna”, który prowadzi bezpośrednio do Twojej strony z notą prawną.
• LinkedIn, YouTube i inne platformy: korzystaj z pola tylko wtedy, gdy jest jednoznacznie oznaczone jako „Nota prawna” lub „Oznaczenie usługodawcy”. W przeciwnym razie obowiązuje to samo co na Instagramie: link opisany jako „Nota prawna” w sekcji profilu lub informacji.
• Zbiory linków, takie jak Linktree: wpis musi prowadzić bezpośrednio do noty prawnej, a nie na stronę główną witryny.

Uzupełnij notę prawną na stronie internetowej o informację, których profili dotyczy. Według WKO sama ta wzmianka jednak nie wystarczy: profil musi jednoznacznie linkować do noty prawnej.

Oprócz noty prawnej WKO wymienia inne kwestie ważne dla prawnie bezpiecznej obecności: konto firmowe zamiast prywatnego, nazwy kont bez ryzyka naruszenia praw do znaków towarowych, oznaczanie reklam, prawa do zdjęć, korzystanie z muzyki, regulaminy konkursów i wytyczne platform.

Typowe błędy w nocie prawnej w social mediach

• Nieopisany link: link w bio bez nazwy takiej jak „Nota prawna” lub „Oznaczenie usługodawcy” nie jest łatwy do znalezienia.
• Zbiór linków prowadzący na stronę główną: jeśli wpis prowadzi tylko na stronę główną witryny, zasada dwóch kliknięć nie jest spełniona.
• Tylko wzmianka w nocie prawnej na stronie: zdanie „dotyczy także social mediów” nic nie daje, jeśli profil do niej nie linkuje.
• Nieaktualne dane: po przeprowadzce lub zmianie formy prawnej nota prawna na stronie zostaje zaktualizowana, ale o polu na Facebooku się zapomina.
• Konto prywatne jako profil firmy: według WKO regulaminy Facebooka, Instagrama i TikToka przewidują profile prywatne wyłącznie do użytku prywatnego. Dlatego WKO zaleca konto firmowe lub biznesowe, które oferuje także pola na dane prawne.

Fanpage na Facebooku a RODO

Niezależnie od noty prawnej, w przypadku fanpage'ów na Facebooku pojawia się kwestia ochrony danych. TSUE orzekł 5 czerwca 2018 r. w sprawie C-210/16 (Wirtschaftsakademie), że podmiot prowadzący fanpage jest wraz z Facebookiem współadministratorem danych osób odwiedzających. Nie jest przy tym konieczne, by każdy z uczestników miał dostęp do danych (pkt 38). Brak dostępu do danych nie zwalnia Cię więc z odpowiedzialności.

Wyrok dotyczy jeszcze wykładni dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych. W ramach RODO kryterium współadministrowania z art. 26 RODO nadal obowiązuje. Dla statystyk strony Meta udostępnia Uzupełnienie dotyczące administratora danych w statystykach strony, w aktualnej wersji obowiązujące od 25 kwietnia 2023 r. Reguluje ono podział zadań między Metą a Tobą. Przygotuj dodatkowo własną informację o ochronie danych dla fanpage'a, która obejmuje obowiązki informacyjne z art. 13 RODO.

Niemieckie organy nadzorcze idą dalej. Grupa robocza ds. fanpage'ów na Facebooku działająca przy Konferencji Ochrony Danych (DSK) w swojej krótkiej opinii z 10 listopada 2022 r. formułuje trzy wnioski: przy prowadzeniu fanpage'a na Facebooku nie uzyskuje się zgody wymaganej przez § 25 TTDSG, dla wspólnego przetwarzania z Metą brak skutecznych podstaw prawnych, a obowiązki informacyjne z art. 13 RODO nie są wystarczająco spełnione. Od maja 2024 r. ustawa TTDSG nosi nazwę TDDDG, a przepis znajduje się obecnie w § 25 TDDDG.

Sądy nie rozstrzygnęły tej kwestii ostatecznie. Powołując się na § 25 TTDSG i RODO, federalna pełnomocniczka ds. ochrony danych (BfDI) decyzją z 17 lutego 2023 r. zakazała Federalnemu Urzędowi Prasowemu prowadzenia fanpage'a rządu federalnego na Facebooku. Sąd Administracyjny w Kolonii uchylił tę decyzję 17 lipca 2025 r. (sygn. akt 13 K 1419/23). Sąd nie uznał Federalnego Urzędu Prasowego za adresata § 25 TTDSG. W odniesieniu do spornych operacji przetwarzania nie stwierdził też współadministrowania z Metą w rozumieniu RODO. Według sądu Meta umieszcza pliki cookie niezależnie od tego, jaką stronę na Facebooku ktoś odwiedza, i sama decyduje o ich treści oraz okresie przechowywania. Samo umożliwienie przetwarzania nie wystarcza. Od wyłączenia statystyk strony 7 kwietnia 2022 r. Federalny Urząd Prasowy nie mógł też wpływać na przetwarzanie za pomocą ustawień. Sąd pozostawił otwartą kwestię, czy wcześniej był współodpowiedzialny. Ze względu na zasadnicze znaczenie sprawy dopuścił apelację, a BfDI wniosła ją w sierpniu 2025 r. Rozstrzygnie ją Wyższy Sąd Administracyjny Nadrenii Północnej-Westfalii w Münsterze. Kwestia, czy fanpage można prowadzić zgodnie z przepisami o ochronie danych, pozostaje więc sporna.

Co DSA oznacza dla Ciebie jako właściciela profilu

Akt o usługach cyfrowych (DSA) obowiązuje od 17 lutego 2024 r. w odniesieniu do praktycznie wszystkich usług pośrednich (Osborne Clarke). Jego obowiązki dotyczą platform, a nie Ciebie jako firmy z profilem. Dotyczy to także kar do 6% rocznego światowego obrotu, które art. 52 DSA przewiduje dla dostawców usług pośrednich.

W Twoim community managemencie liczą się cztery zasady:

• Mechanizm zgłaszania (art. 16 DSA): niezgodne z prawem komentarze pod Twoimi postami zgłaszasz przez mechanizm zgłaszania platformy. Uzasadnij, dlaczego treść jest niezgodna z prawem, i podaj dokładny adres URL.
• Uzasadnienie (art. 17 DSA): jeśli platforma usuwa Twoje treści, ogranicza ich widoczność lub blokuje Twoje konto, musi przedstawić Ci jasne i konkretne uzasadnienie.
• Skarga (art. 20 DSA): od takich decyzji przez co najmniej sześć miesięcy przysługuje Ci bezpłatny wewnętrzny system rozpatrywania skarg platformy.
• Oznaczanie reklam (art. 26 DSA): platformy oznaczają reklamy i udostępniają Ci funkcję, za pomocą której zaznaczasz, że Twój post zawiera komunikat handlowy.

Sankcje i ryzyko wezwań do zaniechania naruszeń

• Niemcy: kto nie udostępnia danych wymaganych przez § 5 ust. 1 DDG albo udostępnia je nieprawidłowo lub niekompletnie, popełnia wykroczenie administracyjne. Kara pieniężna wynosi do 50 000 EUR (§ 33 DDG). Według IHK München takie naruszenia prawie nigdy nie są jednak ścigane jako wykroczenia. Praktycznym ryzykiem jest kosztowne wezwanie do zaniechania naruszeń od konkurentów lub organizacji konsumenckich, oparte na § 3a UWG.
• Austria: naruszenia § 5 ECG kosztują do 3000 EUR (§ 26 ECG), a brak lub błędne ujawnienie danych zgodnie z § 25 MedienG do 20 000 EUR (§ 27 MedienG). Do tego dochodzi ryzyko wezwania do zaniechania naruszeń na podstawie UWG.
• Szwajcaria: zgodnie z art. 3 ust. 1 lit. s UWG nieuczciwie działa ten, kto w handlu elektronicznym oferuje towary, utwory lub usługi i pomija dane o swojej tożsamości i adresie kontaktowym. Kto przez to ma zagrożone lub naruszone interesy gospodarcze, może na podstawie art. 9 UWG wytoczyć powództwo o zaniechanie, usunięcie skutków i odszkodowanie. W przypadku umyślności na wniosek grozi kara pozbawienia wolności do trzech lat lub grzywna (art. 23 UWG).

Lista kontrolna dla noty prawnej w Twoich social mediach

1. Spisz każdy profil używany do celów biznesowych, także kanały rekrutacyjne i starsze konta.
2. Zbierz komplet obowiązkowych danych dla swojej firmy, w Austrii łącznie z ujawnieniem danych zgodnie z MedienG.
3. Utwórz stronę z notą prawną, która wyraźnie dotyczy także Twoich profili, i podlinkuj ją z każdego profilu słowami „Nota prawna”.
4. Przetestuj na smartfonie drogę od profilu do noty prawnej: maksymalnie dwa kliknięcia, bez okrężnej drogi przez stronę główną.
5. W przypadku fanpage'a na Facebooku sprawdź własną informację o ochronie danych i Uzupełnienie Mety dotyczące statystyk strony.
6. Wyznacz osobę odpowiedzialną. Sprawdza ona dane przy każdym nowym profilu i po każdej zmianie danych firmy, takich jak forma prawna, adres, zarząd, numer w rejestrze czy numer identyfikacyjny VAT.

Strategia, content, community management, paid social i raportowanie są realizowane kompleksowo w ramach prowadzenia social mediów w Blck Alpaca.