Chatbot für Immobilienmakler

Ein Chatbot für Immobilienmakler nimmt Anfragen zu konkreten Objekten auf, qualifiziert Interessenten nach Budget, Finanzierungsstand und Zeithorizont und legt Besichtigungstermine im Kalender des zuständigen Maklers ab. Er läuft auf der eigenen Website, als Antwortstrecke auf Portalanfragen und optional auf WhatsApp. Verhandeln, einwerten und Vertrauen aufbauen bleibt beim Menschen.

Wo es im Maklerbüro klemmt

Anfragen kommen in Wellen. Ein frisches Inserat auf willhaben oder ImmoScout24 löst innerhalb weniger Stunden eine Ladung Nachrichten aus, danach tröpfelt es abends und am Sonntag weiter. Die Besichtigung bekommt, wer zuerst zurückschreibt. Genau dann sitzt du in einer Übergabe, beim Notar oder im Auto zwischen zwei Objekten.

Dazu kommt die Qualität der Nachrichten. Portalanfragen sind oft derselbe vorgefertigte Textbaustein, ohne Objektnummer, ohne ein Wort zur Finanzierung, ohne Zeitpunkt. Bis geklärt ist, ob jemand für die Wohnung überhaupt in Frage kommt, sind zwei Mails und ein Rückruf weg.

Was der Bot vor dem ersten Telefonat klärt

Er fragt in der Reihenfolge ab, die im Maklergeschäft zählt:

• Objektnummer oder Inseratslink, damit die Anfrage einem Datensatz zugeordnet ist
• Miete oder Kauf, Eigennutzung oder Vorsorgewohnung
• Finanzierungsstand: Eigenmittel geklärt, Bankgespräch offen, Zusage vorhanden
• Zeithorizont und Kündigungsfrist der aktuellen Wohnung
• Haushaltsgröße, Haustiere, gewerbliche Nutzung, wenn Hausordnung oder Widmung das regeln

Was am Ende in deinem System liegt, ist ein Interessent mit gefülltem Suchprofil und einem gebuchten Termin, kein Chatprotokoll, das jemand nachlesen muss.

Objektauskunft ohne Erfindungen

Ein Bot, der Betriebskosten oder den HWB-Wert frei formuliert, ist ein Haftungsrisiko. Deshalb antwortet er ausschließlich aus dem Objektdatensatz: Nutzfläche, Zimmeranzahl, Kennwerte des Energieausweises, Betriebskosten, Provision, Stellplatz, frühester Bezugstermin. Fehlt ein Feld, sagt er das und übergibt an den zuständigen Makler. Diese Grenze ist bewusst konfiguriert.

Anbindung an dein Maklerprogramm

Der Bot ist nur so gut wie die Übergabe in dein System. Ob deine Software JustImmo, onOffice oder propstack heißt, spielt weniger eine Rolle als die Frage, ob sie eine API oder einen strukturierten Export hat. Mit Anbindung entstehen Interessent, Objektzuordnung, Besichtigungstermin und Notiz in einem Durchgang. Ohne API arbeiten wir über den Portal-Mailkanal und einen Zwischenspeicher, das ist unbequemer und funktioniert trotzdem.

Kennzeichnung, Datenschutz, Kaltakquise

Ab 2. August 2026 gilt Artikel 50 des EU AI Act: Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Das bauen wir von Anfang an ein, sichtbar im ersten Satz des Bots. Die Verarbeitung läuft auf self-hosted n8n und PostgreSQL auf eigener Infrastruktur, nicht in einer US-Cloud. Einkommensnachweise und Selbstauskünfte gehören nicht in den Chatverlauf eines amerikanischen Anbieters.

Der Bot arbeitet ausschließlich mit Anfragen, die von selbst hereinkommen. Kalte Mails an Eigentümer- oder Firmenadressen sind in Österreich nach § 174 TKG 2021 ohne vorherige Einwilligung unzulässig, dafür bauen wir keine Automatisierung. Objektakquise läuft über Sichtbarkeit, Bewertungsanfragen und Empfehlungen.

Abgrenzung zu unseren anderen Seiten

Diese Seite behandelt den Maklerfall. Wie wir KI-Agenten allgemein aufsetzen, betreiben und in bestehende Systeme einhängen, steht auf KI-Agent-Integration; diese Seite ist der Immobilienfall davon, im Glossar steht dazu nur die Begriffsdefinition. Wenn du branchenunabhängig wissen willst, wie wir Chatbots konzipieren und betreiben, steht das auf der Seite Chatbot-Agentur. Geht es um Mieteranliegen, Schadensmeldungen und Betriebskostenabrechnung, also um die Verwaltung statt um die Vermittlung, ist Digitalisierung Hausverwaltung der passende Einstieg. Und wenn zu wenige Anfragen ankommen, weil dein Büro bei „Wohnung kaufen 1180 Wien“ nicht auftaucht, beginnt die Arbeit bei SEO für Immobilienmakler.

Wie viel ein Bot bei dir übernimmt, hängt am Anfragevolumen und daran, wie gepflegt deine Objektdaten sind. Beides schauen wir uns im kostenlosen Erstgespräch an, bevor irgendwer über Umsetzung redet.